سعيا منها إلى احترام معايير الجودة وقيم النجاعة والفعالية في التدبير، والالتزام بمبدأ الشفافية والنزاهة، أرست المؤسسة أواخر سنة 2013 القواعد الأساسية لنظام مراقبة التسيير، الذي يروم توفير آليات تساعد على تحسين جودة الأداء وضمان التحكم في التدبير، مع تقديم الاقتراحات اللازمة لتجنب الانحرافات السلبية التي من شأنها إعاقة تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. وقد تم تطوير آليات مراقبة التسيير بشكل تدريجي عبر السنوات أهمها لوحات القيادة وبطاقة الأداء المتوازن.
- لوحات القيادة: التي تضطلع بدور مهم في مراقبة التسيير من خلال تقديم نظرة شاملة، دقيقة ومختصرة عن وضعية المؤسسة والإسهام في اتخاذ القرارات في الوقت المناسب سعيا منها إلى تحسين أدائها العام.
وتتضمن لوحات القيادة معلومات ومؤشرات، تعرض بشكل واضح، تحليلي، سهل التفسير وتام يعكس سير المؤسسة في جميع المجالات؛
- بطاقة الأداء المتوازن: أو ما يعرف بـ Balanced Scorecard (BSC)، التي تسمح للمؤسسة بعرض الأهداف الاستراتيجية، وقياس نسب إنجازها اعتمادا على مؤشرات دقيقة ومضبوطة.
كما تهدف هذه البطاقة إلى مواءمة العمل اليومي للموظفين مع استراتيجية المؤسسة، وتحقيق التوزان بين مختلف المحاور: محور "مهمة المؤسسة"، المحور "المالي"، محور "العمليات الداخلية" ومحور "التدبير والتعلم التنظيمي"، مما يتيح لصناع القرار تكوين رؤية شاملة حول أداء المؤسسة.
الافتحـــــاص
يعتبر الافتحاص وسيلة أساسية في إنجاز تقييم مستقل وموضوعي لآليات المراقبة الداخلية ونظام الحكامة بالمؤسسة، وفي مساعدة مسؤوليها على أداء المهام وتحقيق الأهداف بشكل فعال.
كما يبرز الافتحاص مدى تحكم المؤسسة في المخاطر التي قد تهدد عملها، ويقدم نصائح وتوصيات من شأنها أن تشكل قيمة مضافة لتحقيق النجاعة في الأداء على المستويين المركزي والجهوي.
- الافتحـــــاص الداخلي
تم تفعيل الافتحاص الداخلي سنة 2015، غاية المؤسسة منه ضمان الامتثال للأحكام القانونية والتنظيمية المعمول بها، وللمساطر الداخلية وكذا للمعايير والأعراف المهنية والأخلاقية، بما يفضي إلى تحقيق النزاهة والمصداقية والشمولية فيما يرتبط بالمعلومات ذات الطابع المالي والمحاسبي للمؤسسة من جهة، إلى جانب الحد من المخاطر التي من شأنها أن تؤثر سلبا على تحقيق أهدافها الاستراتيجية من جهة أخرى.
وتباشر المؤسسة مهام الافتحاص الداخلي وفق برنامج سنوي تصادق عليه لجنة التدقيق، وتهم مختلف المجالات (الخدماتي، المالي، الإداري، اللوجستي...).
- الافتحــــاص الخارجــــي
طبقا لأحكام القرار المشترك بين وزير الأوقاف والشؤون الإسلامية ووزير الاقتصاد والمالية حول التنظيم المالي والمحاسباتي للمؤسسة، سيما المادة 26 منه، حرصت المؤسسة منذ انطلاق عملها على إنجاز مهام الافتحاص المالي والمحاسبي من قبل خبير محاسب، وذلك بهدف تقييم نظام الرقابة الداخلية، ومراجعة الحسابات المالية والقوائم التنفيذية.
تقييم الرقابة الداخلية: عبر التحقق من احترام تطبيق الأحكام القانونية والتنظيمية للمؤسسة؛
مراقبة الحسابات: عن طريق التأكد من أن البيانات والحسابات المالية للمؤسسة قد تم إعدادها وفقا لمبادئ وأساليب المحاسبة المتعارف عليها؛
مراقبة الحسابات الخاصة بتنفيذ الميزانية: من خلال التأكد من أن البيانات الحسابية المتعلقة بالميزانية تعكس بصورة صحيحة جميع موارد ونفقات المؤسسة.
- لجنـــة التدقيـــق
بناء على قرار مجلس المؤسسة المنعقد بتاريخ 06 مايو 2013، تم إحداث لجنة التدقيق التي حُدِّدت مسؤولياتها فيما يلي:
إطلاع مجلس المؤسسة على فعالية الرقابة الداخلية اعتمادا على:
- تقارير الافتحاص الداخلي: التي تقدم توضيحات حول سير نظام الرقابة الداخلية، وتبين مدى تحقق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة؛
- تقارير الافتحاص الخارجي: المنبثقة عن مراجعة البيانات المالية والقوائم التنفيذية للميزانية من أجل إبداء رأي مسبق حول حسابات وبيانات المؤسسة.
تقييم فعالية الافتحاص الداخلي وتقديم الدعم والمساعدة اللازمة للمفتحص الداخلي من أجل تنفيذ المهام المطلوبة منه.
